Cerrando ciclos: Lo ejecutado versus lo planificado

El 2020 ha acabado. Un año lleno de procesos para todas, juntas enfrentamos algo común, a nivel mundial: el COVID 19. Algunas se reinventaron, otras se quedaron igual; mientras que otras, hoy se encuentran pensando en colgar los guantes.

El proceso ha sido duro, difícil y extremo; pero no podemos permanecer en el año que finaliza más allá del tiempo necesario para reflexionar e iniciar uno nuevo lleno de retos, con una visión diferente y los deseos y anhelos de tu corazón de emprender y echar para adelante. De algo no tengo dudas: lo alcanzarás cuando cierres los capítulos que te desenfocan y te roban la alegría y las energías.

Pablo Coelho dijo: «Puedes pasarte mucho tiempo de tu presente “revolcándote” en los porqués, en devolver el cassette y tratar de entender por qué sucedió tal o cual hecho. El desgaste va a ser infinito, porque en la vida, tú, yo, tu amigo, tus hijos, tus hermanos, todos y todas estamos encaminados hacia ir cerrando capítulos, ir dando vuelta a la hoja, a terminar con etapas, o con momentos de la vida y seguir adelante»- Este 2020 nos lleva de aprender a desprenderse, por eso hoy te invito a analizar lo ejecutado en tu emprendimiento versus lo planificado.

Estás en un momento de retrospección y autoanálisis para mejorar continuamente tu emprendimiento. Pregúntate: El 2020, ¿fue tu mejor o peor año?
Administrativamente tal vez puedas decir que habrías podido tomar decisiones más asertivas; o que no quieres estar «apagando fuegos» todo el año; o que, como se te olvidan las cosas, debes llevar una agenda. Quizás has pensado que puedes tener un poco más de organización, desarrollar más marketing en Redes Sociales, dar mayor seguimiento a las personas, entre otras cosas. Pero este análisis te corresponde realizarlo a ti, desde mi perspectiva, por lo menos dos veces al año, para que puedas llevar las velas de tu barco a la dirección correcta. Así que, no importa si no lo realizaste hace seis meses, hoy es un buen día para comenzar con esta estrategia de Ejecutado vs Planificado.

Necesitas determinación en esta etapa de emprendimiento; tu actitud es la clave en la administración de tus sueños. Hay momentos en que NO TODO será como esperabas; pero tu actitud ante los “sí” y “no” que enfrentarás, es uno de los secretos para el éxito o fracaso de tu sueño. Para alcanzarlo debes ser una buena administradora. Hay momentos en los que llegará el desánimo porque las cosas no salen como quieres, pero no emprender nada, es peor que emprender y fracasar.

A través de este artículo quiero instarte a que puedas tomar un tiempo de reflexión de todo lo que ejecutaste versus lo que planificaste en 2020; así como lo que debes mejorar para tener éxito este 2021.

Muchas personas en el camino a alcanzar su sueño pierden su por qué. ¿Cómo lo pierden? Estableciendo un plan, es decir, escribiendo su destino en el GPS; sin seguir las instrucciones provistas por el navegador. Aunque el GPS recalculaba la ruta, siguieron lo que mejor les parecía en el momento, olvidándose de su plan y se quedaron extraviados dando vueltas en un mismo lugar. Un sueño o idea sin un plan o ruta trazada, es como un avión sin piloto o un viaje sin un GPS. Planificar es bien importante, pero para hacerlo hay que tener una visión, misión, objetivos, estrategias a corto y largo plazo y contestar ciertas preguntas que servirán de guía para trazar tu plan, como:

¿Qué quieres hacer?

¿A dónde quieres llegar?

¿Cómo lo vas a hacer? ¿Cuál es tu misión?

¿Quién eres? ¿Qué haces?

¿A quién quieres llegar (Mercado/clientes)?

Lo importante es que si te das cuenta de que te perdiste en el camino vuelvas al plan, al GPS. En esta etapa de emprendimiento debiste elaborar un plan de trabajo; pero si no lo realizaste, no hay problema, este 2021 comienza tu año con uno. (Puedes leer a mi escrito acerca de esto, aquí)

Ahora, partiendo de la premisa de que tienes un plan, es momento de analizar lo ejecutado en el 2020 versus lo planificado y de evaluar en qué medida se cumplió todo lo que planificaste. En la etapa de verificación o evaluación determinas, por medio de preguntas, qué lograste hacer (Plan versus Ejecutado).
Posibles preguntas para realizar en cada etapa:

Plan: ¿Qué quiero hacer? ¿A dónde quiero llegar? ¿Cómo lo voy a hacer?
Ejecutado: ¿Qué hice? ¿A dónde llegué? ¿Cómo lo hice? ¿Qué debo mejorar?

Soñadora HD, este análisis lo puedes realizar una vez culmines con la actividad o el cambio esperado, luego de hacer un plan de trabajo. Es un momento para conocer a dónde te encuentras y saber qué mejorar. Tal vez no te guste evaluar las actividades cada vez que las termines, pero puedes hacerlo de dos formas:
Actividad por actividad: Ejecutando el plan y evaluando si vas alcanzado el resultado deseado, con base en lo que estableciste; ya sea tiempo, costo, calidad, promoción etc.

Al final de la ejecución del plan: Este análisis te llevará a la etapa de identificar lo que debes modificar o mejorar para que tu idea sea exitosa. Para este análisis puedes usar diversas herramientas como diagramas, tablas y otras. En este link  podrás ver, de forma gratuita, varios modelos en Excel para realizar análisis, de acuerdo con el que se ajuste a tu necesidad.

Comúnmente, un plan de acción bien realizado en la etapa de análisis se convierte en una gran lección aprendida. Mi recomendación es que siempre evalúes tu desempeño. Incluye esto en tu plan de trabajo y tendrás mejores resultados.

Administrar no es tarea fácil; pero sí necesaria para el éxito. Una vez evalúes, hay que actuar según los resultados hallados. Luego del análisis es necesario accionar para cerrar las brechas evidenciadas en tu investigación. En medio de esta etapa nacerán nuevas ideas, nuevos planes para el futuro de tu emprendimiento, recomendaciones, entre otros aspectos. Todo lo que surja en la ejecución de lo planificado vs ejecutado, y tu acción ante los resultados te llevarán hacia la mejora continua de tu emprendimiento. Así que, en esta etapa recopila, documenta, difunde a tu equipo de trabajo y solucionen.
En cada fase de nuestra vida y en todo lo que hagamos es vital analizar, actuar y mejorar. Cada día se enfrentan problemas y retos pero es obligatorio tener estrategias que nos lleven a descubrir soluciones para el bienestar de nuestra necesidad. Todos estamos en constante mejoramiento, por tanto, ten siempre presente estos cuestionamientos en los procesos: ¿qué está ocurriendo con mi negocio?, ¿por qué se manifiesta este problema?, ¿cómo puedo mejorar los procesos? y ¿hacia dónde debería enfocarme para conseguir el mejor resultado? A través de estas preguntas podrás: definir los problemas que enfrentas; analizar problemas y procesos; buscar causas; establecer prioridades y elegir soluciones.

No sé cómo fue tu 2020, pero si de algo estoy segura es que ha sido un año de grandes retos. Por eso, por último, quiero dejarte tres recomendaciones para el inicio del 2021:

Examina tus actividades como emprendedora y determina si has puesto mayor énfasis en la administración de las cosas o de las ideas.
Las tareas del emprendimiento se pueden reducir a dos funciones básicas: las cosas y las ideas. En ocasiones nos enfocamos en las cosas y olvidamos las ideas. Aunque las cosas surgen de las ideas; constantemente debemos innovar en nuestros servicios. Si deseamos progresar debemos concentrar nuestro esfuerzo en ejecutar nuevas ideas.

Haz una lista de los problemas actuales de tu negocio y estimula a tu equipo de trabajo en buscar una solución a los mismos.
Las personas son el recurso más valioso, pero el menos utilizado en los negocios. Cuando no se utiliza el poder creador de tu equipo, terminas perdiendo grandes recursos para administrar tus sueños. El ser innovador y creador es parte del pensamiento del ser humano. Dale la oportunidad e impulsa a otros, dentro de tu equipo, a ser innovadores y ejecutarán sus habilidades y destrezas al servicio de tu emprendimiento.
Acepta y ejecuta las sugerencias brindadas por tu equipo de trabajo.

El negocio que se concentra en utilizar el poder creador de sus empleados, encontrará soluciones factibles a sus problemas. Encontrará también nuevas y mejores maneras de llevar a cabo sus tareas. La productividad del negocio aumentará cuando se tome en consideración a su equipo de trabajo para solucionar problemas. En ocasiones las mejores ideas, en las grandes empresas, no surgen de los administradores o gerentes; surgen de las líneas de producción y/o equipo de trabajo.

Querida soñadora, es mi deseo que en este nuevo año cierres capítulos, te desprendas de lo que te atrasa, sueltes todo lo que te desenfoca y te sacudas de todas esas palabras que marcaron tu vida y te desanimaron a alcanzar tu sueño de emprendimiento. ¡Voy a ti! Sé que este 2021 será diferente y recogerás los frutos de todos tus esfuerzos. Espero que este artículo sea útil para ti.

¡Te espero en mi próximo escrito! ¡Dios te bendiga!

Dra. (c) Yumilka Rodríguez Pérez, MSS
Escritora de Administra tu Sueño en soñadoras.com

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Bibliografía
Coehlo, P. (s.f.). Cerrando Ciclo