Legalmente hablando, ¿qué necesito saber para establecer mi negocio? 

Así que ya te has decidido a hacer tu sueño realidad. Ya decidiste establecer tu propio negocio. Ya sabes 7 Razones por las que Debes Legalizar tu Sueño y también cuáles son algunas de las Claves para tener un Negocio Exitoso. El segundo paso para la planificación de un  negocio son las consideraciones legales que debes tener en cuenta. Para esto te ofrezco 5 preguntas legales básicas que debes hacerte al establecer un negocio.  

  • ¿Bajo qué entidad o estructura comercial (organizacional) debo registrar/incorporar mi negocio? 

Lo primero es lo primero. Debes elegir bajo qué tipo de entidad vas a registrar o incorporar tu negocio. A continuación describo muy brevemente las 4 entidades comerciales más comunes:

  • DBA (“Doing Business As”): Se trata de un negocio individual en el que el dueño opera bajo su mismo nombre o utiliza un nombre comercial, en cuyo caso se conoce como DBA del inglés “Doing Business As”, que significa “haciendo negocios como”. Se puede comenzar un negocio como un DBA y nada impide que más adelante se convierta en una corporación o en una LLC.
  • Sociedad o “Partnership– Las características de una Sociedad son similares al DBA, con la diferencia que bajo esta categoría, se trata de dos o más personas que deciden unirse para establecer un negocio. Este tipo de entidad se rige por el contrato de sociedad, que son los acuerdos que establecen los socios.
  • Corporación con fines de lucro (Inc. o Corp.): Esta es una estructura legal creada por una o varias personas. Mediante la corporación se crea una entidad jurídica con personalidad propia, independiente a la de sus dueños y administradores. Es algo así como si la corporación fuera otro “ser humano” con responsabilidades y requisitos de ley, y por lo tanto puede ser demandada. La corporación requiere de varias formalidades de ley y se rige por los estatutos corporativos o “By-Laws”.  
  • Compañías de Responsabilidad Limitada (LLC): La Compañía de responsabilidad limitada es lo que en inglés se conoce como “Limited Liability Company”  (LLC). La Compañía de Responsabilidad Limitada (CRL) es un híbrido que pretende combinar las ventajas de la estructura corporativa con la flexibilidad de las sociedades. A diferencia de la corporación, la LLC no adopta estatutos corporativos, sino que sus miembros otorgan un Contrato de Compañía de Responsabilidad Limitada. 

A la hora de elegir bajo qué categoría debes registrar o incorporar tu negocio, te recomiendo que, por favor, tomes el tiempo de orientarte adecuadamente con un experto. Elegir la estructura organizacional correcta es crucial pues afecta tu responsabilidad personal, lo que pagas en impuestos y tu capacidad de recaudación de fondos. Antes de orientarte con un experto, también te sugiero que vayas pensando en preguntas como ¿cuáles son tus metas a corto y largo plazo?; ¿cuántas personas componen o compondrán tu equipo de trabajo?; ¿cuál es el rol de cada una de estas personas en tu equipo?; ¿tu meta es generar dinero, o tal vez un fin social (en cuyo caso podrías considerar una organización sin fines de lucro – “non-profit”)? Dependiendo de las respuestas a todas esas preguntas, podrás tener una idea más clara del tipo de entidad que necesita tu negocio.

En mi próximo escrito te contaré, en detalle, sobre cada una de estas estructuras, sus ventajas y desventajas y pasos a tomar para registrar tu negocio bajo cualquiera de ellas.  

  1. ¿Qué licencias, permisos y registros necesita mi negocio?

Dependiendo del tipo de negocio que estés estableciendo y de su ubicación, es posible que necesites licencias y permisos comerciales específicos de tu país, estado, condado o ciudad. Existen diferentes tipos de licencias, permisos y registros. Algunos de estos son licencias de negocios locales, permisos de construcción, permisos relacionados con la seguridad de la salud, permisos para negocios en el hogar, permisos de incendio, permisos relacionados a una industria de trabajo en particular (como administrar una práctica legal, ingenieros, estilistas, construcción o negocios de fabricación), licencias de venta de licor, entre muchos otros.

Asegurate de hacer una investigación exhaustiva, tal vez con la ayuda de algún abogado, sobre lo que necesitas para cumplir con la ley en tu área. La agencia de permisos y licencias del lugar en donde vives también es un buen lugar para comenzar. 

  1. ¿Qué tipo de impuestos son los que debo pagar? 

Debes asegurarte de pagar los impuestos comerciales adecuados. Todos los dueños de negocios están legalmente obligados a pagar impuestos. Esto incluye el impuesto sobre la renta, los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y, para algunas empresas, el impuesto sobre las ventas. Hay impuestos que se deben pagar a nivel federal, a nivel estatal (como el IVU), taxes municipales (como la patente municipal), entre otros. 

El tema de los impuestos es bastante complejo, por lo que también te aconsejo contratar a un contador, asesor fiscal o un abogado que se dedique a esta rama de los impuestos, para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las leyes fiscales. También existen programas de contabilidad que te pueden ayudar a determinar cuándo presentar los impuestos y qué formularios debes completar. 

  • ¿Necesito o necesitaré empleados? ¿Qué tipo de empleados necesito? 

Si vas a tener empleados, es importante que los clasifiques adecuadamente. Para decidir sobre este tema debes comenzar por hacerte las siguientes preguntas: ¿cuánto recurso humano necesita mi negocio?; ¿con cuánta frecuencia?; ¿quiero o necesito  tener control sobre la manera en que ellos hacen su trabajo y todo el proceso, o estoy dispuesta a aceptar un producto final (resultados)?; ¿cómo les quiero pagar, por cada proyecto realizado o por hora? 

De acuerdo a las respuestas a estas preguntas podrás tener una idea más clara de si necesitas un empleado(s) o contratista(s) independiente(s). Muchos nuevos negocios cometen el error de clasificar erróneamente a sus primeros empleados. Es importante saber qué tipo de trabajador estás contratando, tanto para aclarar qué se espera tanto de ti como dueña, como del empleado. Además, si clasificas erróneamente a un empleado como contratista independiente, podrías correr el peligro de enfrentarte a diferentes tipos de situaciones legales o multas. 

En un futuro escrito, te estaré contanto la diferencia entre todos estos tipos de trabajadores, sus características y cuál es más conveniente de acuerdo a tu tipo de negocio. 

  • ¿Qué tipo de contratos necesito o necesitaré para mi negocio?

Debo empezar por decirte que el tema de los contratos abarca muchísimo. Tanto así que, básicamente todo tipo de relación o transacción ligada a tu negocio, estés consciente de ello o no, conlleva un contrato (acuerdo entre las partes). Un contrato es una herramienta fundamental a la hora de realizar negocios y transacciones con clientes y proveedores. Imagina un contrato como un manual de instrucciones que puedes consultar sobre un sinnúmero de situaciones que pueden surgir ya sea con tus clientes o con cualquier otra persona con la que estés realizando una transacción. 

Por ejemplo, en un contrato puedes plasmar las obligaciones de cada parte envuelta en una transacción, el valor y la forma de pago, cuáles son las multas y/o penalidades si una de las partes incumple su obligación y hasta cómo las partes pueden salir de esta relación, entre otros. Algunos de los contratos más comunes dentro de una empresa o negocio son los siguientes: 

  • Contratos comerciales: Ya sea que brinde servicios o venda productos, puede personalizar este contrato con los términos que desee para su negocio.
  • Contratos de servicio: Describa exactamente lo que proporcionará como negocio o lo proporcionará otra empresa. 
  • Acuerdo de contratista independiente: Asegúrese de haber firmado acuerdos con cada consultor o empleado a corto plazo que utilice.
  • Liberación de responsabilidad: para liberar a su empresa de responsabilidad por cualquier lesión o daño sufrido por un participante en una actividad que sea patrocinada por su empresa.
  • Alquiler de equipo: Use este contrato si va a arrendar equipo o planea arrendar su propio equipo. 
  • Términos y condiciones y política de privacidad: Los documentos legales más comunes requeridos para un sitio web son los Términos y condiciones y una Política de privacidad. 
    • Política de privacidad: un documento legal que se necesita específicamente si está recopilando información personal de sus clientes. Cada sitio web debe especificar la información que recopila. 
  • Acuerdos de no divulgación: Solicita a los empleados potenciales que firmen este acuerdo antes de las entrevistas, para que tu información de propiedad intelectual no salga del edificio.
  • Solicitud de patente provisional: Con esto puedes proteger tu producto o invención antes de presentar una patente completa.
  • Acuerdo de no competencia: Usa este acuerdo para evitar que un ex empleado o socio comercial compita en tu contra.
  • Contrato de empleo: Usa este contrato para especificar los derechos y obligaciones de todos tus empleados a tiempo completo, tiempo parcial o asalariados.
  • Manual del empleado: Asegúrate de que las personas que trabajan para ti tengan pautas y entiendan claramente lo que se espera de ellas.

Es usual que muchos nuevos negocios intenten evitar gastos que consideran no necesarios al momento. Sin embargo, es totalmente erróneo pensar que la formalización de contratos puede o debe quedar para después, debido a los costos de asistencia legal involucrados. Es importantísimo que se formalicen todos los contratos necesarios desde el inicio de un negocio. 

De igual forma, en futuros escritos estaré orientándote más a fondo sobre diferentes tipos de contratos para tu negocio. 

Iniciar un nuevo negocio es emocionante y al mismo tiempo retante. Parte de lo que lo hace tan complicado son todas las implicaciones legales que conlleva. Como dueña de un negocio, por favor asegúrate de cubrir todas tus bases legales para evitar multas, demandas o el cierre del negocio que con mucho esfuerzo construiste. 

Déjame saber en los comentarios o enviándome un email, sobre qué temas legales relacionados a los negocios te gustaría aprender. ¡Con mucho gusto los tomaré en consideración para próximos escritos!

¡Hasta la próxima! 

 

Lcda. Sohary Fonseca Rodríguez
Escritora de Legaliza tu Sueño en soñadoras.com 

 

Información de contacto:
soharyfonsecalaw@gmail.com

 

ADVERTENCIAS LEGALES Y DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: La información de este artículo no debe interpretarse ni utilizarse como asesoramiento u opinión legal para ningún hecho o circunstancia específica. El contenido fue preparado por Sohary Fonseca Rodríguez y está diseñado sólo para fines de educación, entretenimiento, e información. Leer este u otros artículos no crea una relación abogado-cliente con Sohary Fonseca Rodríguez. Usted no debe actuar a base de ni confiar en información alguna sin antes consultar con su abogado o asesor legal sobre su caso específico. La Lcda. Sohay Fonseca Rodríguez, tiene licencia para practicar únicamente en Puerto Rico. ¡Gracias por su apoyo!