Planifica hasta los suspiros

«Año nuevo, vida nueva», así dice el refrán; y la realidad es que, al finalizar o comenzar cada año, nos entusiasma en gran manera hacer un listado de resoluciones o planes para el futuro que está ya asomándose en la esquina. Yo no soy de hacer un listado muy extenso de resoluciones cada año, pero en proyectos o eventos, por ejemplo, si de planificar se trata yo soy de las primeras en la fila. AMO planificar, me apasiona tener una visión amplia de lo que quiero ver plasmado o hecho realidad; es como pintar en un canva tus sueños, pero en palabras. En este escrito te quiero compartir la importancia, relevancia y beneficios que tiene el planificarnos. 

Utilizando una de nuestras tareas del diario, que es hacer las compras del mercado, podemos ver varios ejemplos de personalidades: 

  1. Quien no hace una lista de lo que necesita del mercado y compra todo lo que se les apetece, sin saber si lo tiene en casa o no.
  2. Quien hace la lista del mercado y compra estrictamente lo que está escrito.
  3. Quien hace la lista y la deja en casa.
  4. Quien hace la lista del mercado y aun teniéndola a la mano, no la lee y compra lo que le apetece 
  5. Quien, al final del día, se olvidó de que tenía que ir al mercado.

De seguro te has identificado con alguno de estos casos y la lista podría seguir, pero con este ejemplo de planificarte para ir al mercado quiero mostrarte cómo algo simple del día a día, se puede complicar y que, pudiéndose haber planificado con tiempo, se va de las manos consumiendo el tiempo que quizás, ni tan siquiera tienes. Si te planificas para ir al mercado con una lista, es muy probable que no olvides artículos que necesitas en casa y que al momento de estar allí puedas hacer las compras en menos tiempo, porque ya vas dirigida a lo que realmente necesitas. En los negocios pasa exactamente igual, desde planificar un día, un trimestre o un año.  Planificar nos hace ser más efectivos e intencionales en lo que estamos haciendo.

Recuerdo cuando comencé a desempeñarme como Gerente de Recursos Humanos, enfrenté muchos retos y uno de ellos fue la planificación de mi equipo de trabajo y recursos. Mi nuevo equipo había pasado por varios estilos de liderazgo, lo que provocó muchas ambigüedades en el desarrollo de la planificación de sus tareas diarias, en adición a las tareas o cambios que llegaban sin avisar. La planificación pasó a ser prioridad en la oficina, comenzamos con pequeños pasos como las tareas del diario, hacíamos una corta reunión en la mañana donde identificábamos los recursos con los que contábamos en el día, las prioridades y si alguien necesitaba ayuda con alguna tarea. 

Al pasar el tiempo nos movimos a planificar por trimestre y por el periodo de un año. Tomaba un día, junto a mi equipo de trabajo, evaluar lo que habíamos hecho el año anterior, lo que nos gustaría repetir, lo que quisiéramos cambiar, lo que teníamos que eliminar y lo que íbamos a hacer mejor. También, en cada evento se delegaban las tareas a cada persona, según sus fortalezas. Así, al momento de cada evento, ya todos sabían cuáles eran sus tareas y nos evitábamos el estar corriendo a última hora por actividades que ya de antemano sabíamos que iban a ocurrir.  Este proceso fue tan exitoso que se volvió parte de nuestra cultura; tanto así, que cuando me trasladé a los Estados Unidos también lo implementé en la oficina. 

Planificar nos ayuda a ser proactivos y no reactivos.

A continuación, quiero compartirte algunos pasos sugeridos que serán de beneficio a la hora de planificar.

  1. Dirección: Cuál es el fin u objetivo (s), te da un campo visual de dónde estás y hacia dónde te vas a dirigir. Mira qué te falta para llegar hacia donde quieres ir y establece tus objetivos. No planificar es como ir en el auto sin destino alguno, simplemente conducir sin ninguna dirección. A menos que lo hayas predeterminado de esa forma, me parece que no tiene ningún sentido o valor, porque al final no habrás llegado a ninguna parte y habrás perdido tu tiempo. En los negocios es igual, si no te planificas no lograrás tus objetivos asertivamente.
  1. Tiempo:  Hay refranes que dicen: «El tiempo es dinero» o «El tiempo vale oro», la realidad es que el tiempo tiene un valor incalculable que no hay dinero ni oro en el mundo que lo pueda pagar. El dinero lo pierdes hoy y mañana lo podrías recuperar; el tiempo jamás se recupera. Por lo tanto, de la forma en que utilices tu tiempo determinará cuán efectivo serás en lograr tus objetivos y eso lo logras planificando. Si tomas varios minutos del día en la mañana o preferiblemente de la noche anterior para planificar tu próximo día, sé que harán una gran diferencia en tus resultados. No es igual que te levantes pensando: ¿Qué tenía que hacer hoy? ¿Cuántas reuniones voy a tener? que saber de antemano hacia dónde te vas a dirigir y con cuánto tiempo te puedes manejar entre las tareas o pendientes. Separa tiempos reales, no coloques reuniones de 15 o 20 minutos, si sabes que ese no es el tiempo real que te vas a tomar en cada reunión, eso es sabotearte tu propia agenda haciendo un panorama totalmente irreal.
  1. Recursos: ¿Qué tengo y qué me hace falta? Evalúa qué recursos tienes y cuáles necesitas para lograr tus objetivos. Pueden ser personas, recursos económicos, materiales o hasta tiempo.  Define qué tienes, qué puedes adquirir de inmediato, qué puedes adquirir a corto y a largo plazo.  Esta evaluación te ayudará a tener una visión más definida del tiempo que te tomará en alcanzar tus objetivos y hasta qué estrategias podrías utilizar para adquirir recursos. Nunca pierdas de perspectiva que el cómo manejamos nuestros recursos va a ser crucial en los resultados de nuestros objetivos. Al igual que en el manejo del tiempo, sé realista con los recursos que cuentas, si solo tienes $50, maneja tu proyecto utilizando solamente $40 y deja una parte para cualquier imprevisto. Maximiza tus recursos sin reventarlos, utiliza tu juicio y sé muy estratégica al momento de invertirlos. 
  1. Priorizar: Con la experiencia de la vida he tenido que aprender que, si no tienes tus prioridades definidas, todo el que se te acerque hará de sus prioridades las tuyas. Por lo tanto, al igual que definimos objetivos y tareas tenemos que definir nuestras prioridades. Un simple orden del listado que tenemos de pendientes, proyectos o tareas. Pregúntate: ¿Qué no puede esperar hasta mañana? ¿Qué toma más o menos tiempo? ¿Qué tengo que delegar? Son algunos interrogantes que te ayudan a definir prioridades y te alinean también a los recursos que posees en algunas de ellas. No todo lo podrás hacer en un día; los planes y proyectos toman tiempo, dedicación, disciplina y mucho esfuerzo. Sé constante en tus pasos y comprométete con tus prioridades. 
  1. Calendario: Amo los calendarios y las agendas porque me llevan a ver todo un año plasmado, entre días, semanas y meses, en donde puedo posicionarme, imaginar y preparar todo lo que quiera.  El calendario nos muestra las estaciones y los eventos importantes, saca provecho de esto. La esencia de planificarnos es identificar lo que vamos a hacer; por lo tanto, si tienes una tienda en línea, por ejemplo, necesitas saber qué fechas son Holidays para preparar alguna oferta atractiva. De igual forma debes planificar tus compras, porque si esperas que llegue el día de las madres para comprar la mercancía relacionada con ellas, sabes que no llegará a tiempo y por lo tanto, no alcanzarás las ventas. Al final no lograrás los objetivos y habrás perdido tus recursos.  Sé creativa con tus días y no solo esperes a fechas específicas para hacer eventos especiales
  • Obstáculos: Visualiza qué retos podrías enfrentar y cómo los vas a solucionar. Podrías crear un plan B, C, D…y con el abecedario completo; esto es muy saludable y realista también. Si tienes un evento y dependes de un conferencista y sabes que vive lejos del área, planifica para que esté a tiempo. Pero, ¿qué pasa si ese conferencista no llega?  entrarás en pánico si no tienes ningún plan alternativo, pero si te preparaste de antemano y al menos tienes algún recurso mientras que la persona llega o puedes alterar el orden de la agenda de ese día, tendrás algo de paz mental. 

No tengas un pensamiento negativo de que todo va a salir mal, pero sí piensa proactivamente en los posibles escenarios que podrías presenciar y sus posibles soluciones.

 

  • Evalúa: Tal vez habrás escuchado decir: «Yo me planifico, pero nada me sale como lo planeado». Eso es normal, no todo siempre va a salir estrictamente como lo planeamos, a veces sí y a veces no; pero por esa razón es importante evaluar. Nos debemos hacer las siguientes preguntas: ¿Qué no salió como lo planifiqué? ¿Dónde estuvo el error? ¿Qué se podría mejorar? Son algunos de los interrogantes para desarrollar aun más las destrezas de planificación y aprender de nuestros errores. Si en varias situaciones te das cuenta que obtienes las mismas respuestas a tus preguntas, entonces es más que evidente que debes tomar acción inmediata en ciertas áreas de tus procesos de planificación. 

 

Como te mencioné al principio de este escrito, amo planificar; pero he aprendido que mis planes no sirven de nada si no están alineados a los planes y la voluntad de Dios.  «Porque yo sé muy bien los planes que tengo para ustedes —afirma el Señor—, planes de bienestar y no de calamidad, a fin de darles un futuro y una esperanza». Jeremías 29:11.  

Te exhorto a que pongas todos tus planes y proyectos en manos de Dios porque Él sabe lo que es mejor para ti. Mientras planificamos buscamos obtener éxito, pero esto solo lo logramos cuando lo ponemos a Él primero 

«Pon todo lo que hagas en manos del Señor, y tus planes tendrán éxito». Proverbios 16:3

Te deseo un año lleno de exitosos planes, aprobados primeramente por Dios.  Espero que este escrito haya sido de bendición y beneficio para tu vida. ¡Búscanos en las redes sociales. Deseamos mantenernos en contacto contigo! 

 

Gisele O’Neill

Fundadora de RidiBlessed LLC

“Y a Aquel que es poderoso para hacer todas las cosas mucho más abundantemente de lo que pedimos o entendemos, según el poder que actúa en nosotros” Efesios 3:20

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