Reglas y Políticas

¡Ahora sí que ya que le estamos poniendo sazón al asunto! Y es que, en un mundo donde por cosas simples se levantan innumerables controversias, es de vital importancia tomar tiempo para desarrollar nuestras reglas y políticas desde el primer día.

Tal vez digas: «No, ¡qué va! Si yo solo tengo una tienda en línea o unos cursos sencillos que comparto. No pienso que sea necesaria tanta formalidad.» Permíteme decirte que, la formalidad y la estructura, específicamente hablando de reglas y políticas, es sumamente necesaria para una organización y más aún, en el mundo del emprendimiento, aunque tu negocio sea de vender lápices de madera.

Cuando trabajas para una organización establecida, de la cual eres un empleado o vendedor, la compañía ya se tomó el tiempo de crear unos estándares de lo que se va a permitir y lo que no en su organización, y tú, como empleado o vendedor, los sigues porque son parte de tu contrato con ese patrono. Si tú no sigues esas reglas o políticas de la compañía, entonces habrá lo que conocemos como una separación de empleo.  En este caso, tú sigues las normas independientemente de si estás de acuerdo o no.

Cuando entramos en el mundo del emprendimiento, somos nosotros, como propietarios, los creadores tanto del micro como del macro. Es decir, desde hacer las compras, hasta completar el envío por correo. Por tal razón, las reglas y políticas serán nuestras aliadas. Somos nosotros quienes escogemos el qué, cómo, cuándo y porqué. Qué vamos a permitir y qué no en nuestra organización y al mismo tiempo, cómo vamos a proceder con las diferentes situaciones que se nos presenten, de forma justa y consistente. Son las reglas y las políticas las que nos ayudarán a establecer las cosas en blanco y negro y así evitamos las zonas grises o ambiguas.

Comencemos por definir qué son las reglas y qué son las políticas:

Las reglas son enunciados que restringen algún aspecto del negocio; mientras que las políticas, son aquellas que buscan establecer el cumplimiento de los objetivos del negocio. Un ejemplo de regla es: «Se realizará un cálculo de las horas, en tiempo extra, dos días antes del cierre del mes». Por otro lado, un ejemplo de política sería: «Está prohibido trabajar con la competencia.»

Se podría ver sencillo, pero conlleva tiempo y detenimiento el poder establecer las reglas y políticas según nuestra necesidad, ya que no deben ser creadas simplemente por cumplir con algún protocolo. La ausencia de estas podría traer un sin número de efectos adversos en tu negocio y redactarlas o crearlas incorrectamente, también. Por tal razón, toma tu tiempo, porque créeme que si lo haces de la forma correcta, te evitarás muchos dolores de cabeza y malos entendidos.

A continuación, quiero compartirte los pasos sugeridos para la creación de las reglas y políticas en tu negocio:

  • Paso 1 Redacción y desarrollo de las políticas y reglas, en las cuales se atiende la necesidad de tu negocio.
  • Paso 2 Revisión y ajustes para que, una vez sean finales, puedan ser aprobadas, bien sea por algún editor y/o asesor legal (se sugieren ambos).
  • Paso 3 Comunicar y compartir las reglas y políticas de tu organización. Es decir, si tu negocio es una tienda en línea, es imprescindible que en tu página tengas un área donde le comunicas a tus clientes, por ejemplo, tus políticas de devolución de artículos y tus reglas de envío y manejo.
  • Paso 4 Aplicación, cumplimiento y vigencia de las reglas y políticas.

Puntos importantes para considerar en la creación de reglas y políticas:

 

  1. Muchas de las reglas y políticas se prestan para interpretación, es decir, de acuerdo con el punto de vista de la persona que la recibe o su experiencia previa con alguna situación similar. Así que, es muy importante que seas lo más específica posible, cuidando de no caer en alguna contradicción, ya que una regla y/o política de empresa nunca puede contradecirse a sí misma o al resto de las políticas.
    Evita confundir al receptor y sé transparente y honesta. En adición, un empleado o cliente nunca podrá cumplir una política si la desconoce. Por tanto, es imprescindible que todo empleado y/o cliente tenga acceso y conocimiento de estas. Así que, comunica, comunica y comunica.
  1. Claridad. Algo que, en ocasiones, pasamos por alto es la gramática. Una coma, un punto o un paréntesis, puede cambiar totalmente el significado de una expresión. No pueden existir ambigüedades en tu redacción. Utilizar un lenguaje claro y preciso es fundamental para impedir las confusiones.
    Si es posible, contrata a algún editor o a alguien que posea conocimiento en comunicaciones y te pueda ayudar a que el lenguaje que utilices sea uno universal.
  1. Justicia y equidad. Las reglas y políticas deben ser objetivas y justas para el beneficio de ambas partes, tanto del patrono/ propietario, como para el empleado/cliente. Deben responder a criterios de igualdad y objetividad, y no a antojos y caprichos del propietario que no tengan ninguna clase de fundamento sólido.
  1. Conservar relaciones. Tener reglas y políticas establecidas será ese salvavidas en el cual te puedes apoyar cuando llegue alguna situación indeseada. Al tener una estructura establecida en tu organización, evitarás un alto porcentaje de confusiones y malentendidos entre tus clientes, empleados y hasta familia y amigos. Pero, para ello es importante siempre ser justo y constante, sin entrar en excepciones. Ser consistente en lo que has establecido será tu clave al éxito.
  1. Leyes. Siempre valida con un asesor legal que tus reglas y políticas estén alineadas con las leyes del estado o país en donde creaste tu negocio. Las leyes siempre van a ir por encima de las reglas y las políticas que hayas establecido para tu negocio. No puedes crear una regla o política en donde se violente la ley.
  1. Útiles y alineadas. Cada regla y política debe ser creada para la realización y cumplimiento de los objetivos de tu negocio. Alineadas al propósito de productividad, compromiso y utilidad. No deben ser creadas para entorpecer el desarrollo de tu negocio.
  1. Flexibles y adaptables. Como organización no podemos ignorar lo que nos rodea como, por ejemplo: eventos atmosféricos, pandemias, entre otros. Esto forma parte de las revisiones y mantenimiento que deben realizarse en las reglas y políticas.  El saber adaptar y ajustar algunas de nuestras reglas y políticas en un determinado momento, puede ser crucial para nuestro negocio. Además, te brinda la oportunidad de mostrar empatía y transparencia ante las circunstancias que nos rodean.

Ahora bien, ¿qué hacer cuando llega una situación que no anticipaste que llegaría y debes tomar una decisión? Como te mencioné anteriormente, lo primero es buscar una solución justa y objetiva, tanto para el cliente, como para el patrono/propietario. A partir de esa situación, edita tus reglas y políticas añadiendo la nueva experiencia.

Es importante señalar que no es conveniente que las reglas y políticas se estén cambiando constantemente, porque esto podría ser un factor desfavorable como comercio.  Imagina que tienes una tienda de ropa y todos los meses estás haciendo cambios en la política de devolución, según el porcentaje de devoluciones que te hagan en el mes. ¡Sería una locura! No tiene sentido, carece de estructura y dirección y esa es la imagen que darías al cliente.

Las reglas y políticas dan un gran valor y sentido a la organización, ayudan a dirigir el negocio de una forma eficiente y efectiva, y a su vez, promueven un ambiente de integridad y respeto entre propietario/patrono y empleado/cliente.

Si piensas que con esto de crear reglas y políticas estás inventando la rueda, nada que ver. Las reglas y políticas que dan estructura y orden a nuestra vida, han sido redactadas desde el principio de los tiempos. La Biblia… Sí, la Biblia está repleta de reglas y políticas que debemos seguir, para llevar una vida agradable delante de Dios. Las respuestas a nuestras preguntas se encuentran en la Palabra de Dios. Los mejores ejemplos de liderazgo, de estructura, de planificación y de ser exitosos están justo allí.

No pienses que porque hoy tienes un pequeño negocio o apenas acabas de comenzar, no deberías sacar tiempo para poner estructura y orden en tu negocio. Al contrario, estás en la mejor etapa para comenzar. Anímate y evalúa todos esos posibles escenarios que podrías enfrentar más adelante y provee respuestas, justas y objetivas, que sabes que podrás cumplir con tus clientes. Si, tal vez, piensas que no tienes suficientes experiencias como para poder crear tus reglas y políticas, haz una búsqueda de negocios, quizás con alguna similitud al tuyo y estudia las diferentes reglas y políticas que ellos utilizan, para alinearlas siempre a tu necesidad.

Espero que este escrito haya sido de bendición y beneficio para tu vida. Anima a otros emprendedores y soñadores a ser parte de SoñadorasHD, para que también se puedan beneficiar

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Gisele O’Neill

Fundadora de RidiBlessed LLC

“Y a Aquel que es poderoso para hacer todas las cosas mucho más abundantemente de lo que pedimos o entendemos, según el poder que actúa en nosotros” Efesios 3:20

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